PENGELOLAAN WAKTU (Prinsip,Teknik,Evaluasi, dan Penyebab tidak efektif) Bag2

Kali ini kita akan membahas mengenai mengelola waktu secara produktif yaitu pelajaran kelas XI SMK administrasi perkantoran, disini kita akan membahas prinsip pengelolaan waktu, teknik pengelolaan waktu, evaluasi, dan penyebab tertundanya pengelolaan waktu, serta delegasi, asertif dan lain-lain.

Mengelola Waktu Secara Produktif.

PENGELOLAAN WAKTU (Prinsip,Teknik,Evaluasi, dan Penyebab tidak efektif) Bag2

Prinsip Pengelolaan Waktu.

     Prinsip-prinsip yang penting dalam pengelolaan waktu, di antaranya:
  • Disiplin Waktu
  • Meningkatkan Kualitas Pengisian Waktu
  • Jangan Tangguhkan Pekerjaan
  • Prioritaskan Waktu
  • Multitasking
     Selain prinsip-prinsip di atas, ada tujuh prinsip manajemen waktu menurut ahli yang kreatif menurut DR Jan Yager yaitu:
  • Selalu aktif (bukan reaktif)
  • tentukan sasaran
  • tentukan prioritas dalam bertindak
  • pertahankan fokus
  • ciptakan tenggat waktu yang realistis
  • lakukan sekarang juga (DO IT NOW)
D = Divine (bagi-bagilah tugas)
O = Organize (atur bagaimana melaksanakannya)
I = Ignore (abaikan gangguan)
T = Take (ambil kesempatan)
N = Now (sekarang harus jalankan)
O = Opportunity (ambil kesempatan)
W = Watch out (waspada dengan waktu)

     Prinsip pengelolaan waktu lainya mengadaptasi dari prinsip pareto. prinsip pareto berasal dari ekonom italia Vilfredo Pareto, Prinsip pareto dikenal dengan istilah 20/80.


Teknik Pengelolaan Waktu

1.Skala Prioritas

     Skala prioritas merupakan teknik yang penting dalam mengelola waktu. Prioritas berarti sesuatu yang dilakukan dan diutamakan dari pada yang lain.
Hal yang bisa kita lakukan adalah memilih pekerjaan mana yang akan didahulukan, ditunda atau di tinggalkan.
     Menentukan prioritas penggunaan waktu dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut:
  • Mendaftar tugas yang harus dilakukan
  • menentukan prioritas tugas yang tercantum dalam daftar.
PENGELOLAAN WAKTU (Prinsip,Teknik,Evaluasi, dan Penyebab tidak efektif) Bag2
Menentukan skala prioritas bisa didasarkan pada kuadran penting (importance) - mendesak (urgent), kita bisa melakukan skala prioritas sebagai berikut
  • Lakukan sekarang tugas yang penting dan mendesak
  • Tentukan jadwal untuk tugas yang penting, tetapi tidak mendesak
  • Tinggalkan tugas yang tidak penting dan tidak mendesak
  • Delegasikan tugas yang tidak penting, tetapi mendesak

2.Delegasi

     Delegasi merupakan hal yang sangat penting dalam mengelola waktu. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia. delegasi adalah pelimpahan wewenang, yaitu penyerahan wewenang dari atasan kepada bawahan di lingkungan tugas tertentu dengan kewajiban mempertanggungjawabkannya kepada yang menugasi.
     Delegasi menjadi hal yang sangat penting, karena dengan delegasi dapat diraih manfaat berikut.
  • memungkinkan atasan dapat mencapai lebih dari pada mereka menangani setiap tugas sendiri
  • agar organisasi dapat berfungsi efisien
  • atasan dapat memusatkan tenaga kepada suatu tugas yang lebih diprioritaskan
  • dapat mengembangkan keahlian bahawan sebagai suatu alat pembelajaran dari kesalahan
     Robert B. Nelson, dan Blanchard Training and Development, dalam bukunya Delegation (scott, Foresmanand Company), mengatakan bahwa untuk dapat melakukab delegasi dengan baik dan efektif ada empat tahap yang perlu diperhatikan, yaitu:
  1. Persiapan
  2. Proses Delegasi
  3. Monitoring (pemantauan) dan Mentoring (Bimbingan Pribadi)
  4. Evaluasi
Delegasi yang dilakukan efektif memberikan manfaat kepada kita yang mendelegasikan kepada bawahan dan perusahaan atau organisasi.

3.Asertif

     Asertivitas adalah suatu kemampuan untuk mengomunikasikan apa yang diinginkan, dirasakan, dan dipikirkan kepada orang lain, tetapi dengan tetap menjaga dan menghargai hak-hak serta perasaan pihak lain.
 Prinsip dan bentuk asertif, di antarana:
  • Asertif adalah kecakapan orang untuk berkata tidak, untuk meminta bantuan atau minta tolong orang lain.
  • Kecakapan untuk mengekspresikan perasaan-perasaan positif maupun negatif.
  • Kecakapan untuk melakukan inisiatif dan memulai pembicaraan.
 Ada tiga kategori perilaku asertif, yaitu:
  1. Asertif penolakan, yaitu ucapan untuk memperhalus, misalnya maaf!
  2. Asertif pujuan, yaitu mengekspresikan perasaan positif, misalnya menghargai, menyukai, mencintai, mengagumi, memuji, dan bersyukur.
  3. Asertif permintaan, yaitu asertif yang terjadi jika seseorang meminta orang lain melakukan sesuatu yang memungkinkan kebutuhan atau tujuan seseorang tercapai tanpa tekanan atau paksaan.
 

Evaluasi Penggunaan Waktu.

     Ada tiga kriteria yang dapat dijadikan tolak ukur bagi kita dalam mengendalikan waktu, di antaranya:
  • Kepentingan
  • Kesesuaian
  • Efisiensi
singkatnya ada tiga cara menggunakan waktu secara lebih baik, aitu:
  1. Berhenti mengerjakan tugas atau aktivitas berprioritas rendah
  2. Berusaha menjadi lebih efisien
  3. Temukan orang lain untuk mengerjakan tugas kita
 

 Penyebab Penggunaan Waktu yang Tidak Efektif

     Berikut beberapa pembuang waktu yang harus kita waspadai dan hindari.

1.Disorganisasi

Disorganisasi adalah ketidakteraturan dalam menata tata letak area kerja.

2.Penundaan

Agar kita bisa menghindari penundaan, kita bisa melakukan hal-hal berikut:
  • Tetapkan batas waktu untuk mengerjakan dan taatilah
  • selesaikan tugas yang tidak disukai terlebih dahulu agar bisa segera menyingkirkannya
  • buatlah reward, misal jika tugas ini selesai akan saya rayakan dengan nonton bareng teman-teman
  • bagilah pekerjaan menjadi tahapan-tahapan kecil
  • aturlah pekerjaan dengan seseorang (misal teman) agar selalu dikontrol kemajuan dari pekerjaan
  • lakukan sekarang

3.Penerimaan

Sikap penerimaan adalah keinginan pribadi untuk selalu diterima oleh orang lain.

4.Perfeksionisme

5.Menunggu

Share this

Related Posts

Previous
Next Post »

2 komentar

komentar

Klik (X) kali tuk menutup
Dukung kami dengan ngelike fanspage ×