Prosedur Operasional Standar / SOP;(Pengertian, Fungsi, Tujuan dan pentingnya POS)

Prosedur Operasional Standar atau yang biasa kita kenal SOP/POS ini adalah materi pelajaran kelas XI jurusan Administrasi Perkantoran, adapun yang akan kita bahas yaitu mengenai pengertian fungsi tujuan dan pentingnya POS itu sendiri, semoga ini dapat membantu

A.      Pengertian POS (Prosedur Operasional Standar kerja)


    Prosedur merupakan suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan kebulatan. Sementara itu, prosedur perkantoran atau system perkantoran diartikan sebagai urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Prosedur kerja adalah serangkaian tugas yang saling berkaitan dan yang secara kronologis berurutn dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan. Maka secara singkat dikatakan bahwa prosedur kerja itu merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu.
 Dalam rangka melaksanakan suatu pekerjaan, di samping jelasnya urutan atau langkah-langkahna, diperlukan juga suatu standar kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Standar adalah sesuatu yang dibentuk, baik oleh kebiasaan maupun oleh bkekuasaan untuk mengukur hal-hal seperti mutu, hasil pelaksanaan pelayanan dari setiap faktor yang dipergunakan dalam manajemen. Standar adalah perilaku atau hasil minimum yang diharapkan dapat dicapai oleh seluruh pegawai kantor.
 Menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan) Nomor 35 Tahun 2012, Prosedur operasional standar atau POS adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan.
    Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur operasional Standar (POS) adalah panduan hasil karya kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. POS dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat dilaksanakan dengan baik dan konsisten oleh pelaku. Implementasi POS yang baik akan menunjukan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu pada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang seimbang.



B.      Fungsi, Tujuan, dan Pentingnya POS

1.       Fungsi POS (Prosedur Operasional Standar)

        Dari pembahasan sebelumnya, kita dapat pahami bahwa POS merupakan suatu standar pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. POS juga merupakan tatacara atau tahapan uang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Oleh karena itu, POS memiliki fungsi sebagai berikut.
a.       Memperlancar tugas pegawai atau tim atau unit kerja.
b.      Dasar hokum jika terjadi penyimpangan.
c.       Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatan pelaksanaan pekerjaan dan mudah dilacak.
d.      Mengarahkan pegawai untuk sama-sama disiplin dalan bekerja.
e.      Pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

2.       Tujuan POS (Prosedur Operasional Standar)

        Adapun tujuan dari POS (Prosedur Operasional Standar) antara lain sebagai berikut.
a.       Pegawai menjaga konsistensi proses dan hasil dari pekerjaan.
b.      Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
c.       Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pegawai terkait.
d.      Melindungi organisasi/unit kerja dan pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
e.      Menghindari kegagalan, kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

3.       Pentingnya POS (Prosedur Operasional Standar)

        Keberadaan prosedur operasional standar (POS) sangat penting bagi operasional suatu organisasi/perusahaan. Dengan POS, kita bias mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin terjadi dalam menjalankan bisnis. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya POS adalah sebagai berikut.
a.       POS yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksanaan, menjadi alat komunikasi antara pelaksana dan pengawas, dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.
b.      Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
c.       POS juga bias dipergunakan sebagai salah satu alat training dan bias dipergunakan untuk mengukur kinerja pegawai (KPI).

        POS ini harus kita perjuangkan sejak mendirikan organisasi/perusahaan. Pada tahap awal, POS terlihat sederhana, tetapi seiring dengan perjalanan menjalankan bisnis akan semakin memperlengkapi POS kita.
POS akan memberi arah bagi staf perusahaan dalam menjalankan pekerjaannya. Dengan adanya POS maka pegawai mengetahui lingkup pekerjaannya. Dengan kejelasan ruang lingkup ini, maka Job Description akan jelas sehingga tidak tumpang tindih. Dengan demikian, kinerja staf perusahaan akan terjaga dengan baik.

Share this

Related Posts

First

1 komentar:

komentar

Klik (X) kali tuk menutup
Dukung kami dengan ngelike fanspage ×